事務の効率化について

 

 「こどもたちに喜んでもらいたい」「こどもたちの未来のために」と思い、日々活動されているかと思います。しかし、事業を継続する上で外せないのが各種事務作業です。業務連絡・情報共有・事務処理など細かいながらも一つ一つに手間がかかります。そこで本ページでは事務を効率化するための手段について書かせていただきます。慣れないうちはかえって手間がかかることもあるかと思いますが、効率化するためのツールを使わないのは損です。積極的に導入し、事務作業に時間が取られるのではなく、こどもたちと過ごす時間を少しでも増やしましょう。

 

※私たちアドバイザーは以下のツールの導入のご相談も承っております。導入を検討している方や気になった方はご連絡ください。

 

 

「業務連絡をサクッと終わらせる」SNSグループ活用法

「すいません。本日体調不良のため本日、ボランティアにいけません」

 

こんな時、あなたの団体はどのように情報を共有していますか?「現場の代表者に電話をする。」「メーリングリストに流す。」などなど色々おありかと思いますが、こんな時にSNSを使ってグループを作っておくと便利です。SNSでは個々に連絡することもできますが、グループを作ることで一括で連絡することができます。例えばLINEやFacebookメッセンジャーなどはよく使用されていると思います。左はLINE、右はFacebookメッセンジャーです。

 


 

さて、これらは一体これまでのツールと何が違うのかというと・・・

 

SNSのグループはメッセージを重ねていくことができると言うことです。

 

これまでのツールを振り返ってみましょう。電話は話すことができるのですが、1対1が基本形ですし、リアルタイムで時間拘束がされるので、タイミングが合わないと通話することが難しいです。また、メールでは1対多のコミュニケーションも可能ですが、メール開けて返信するために新しいメールを作成する必要があります。

 

SNSグループはこれらに対してグループにいる誰もがリアルタイムにメッセージを重ねることができます。左はLINEグループ。右はFacebook Messenngerのグループです。ここでコメントを残すと、そのグループに入っている全ての人に連絡が行きます。また、そのコメントに対する返事も全員に送られることになるので、質問やディスカッションの様子なども他のメンバーに共有することができます。

 

「でもそれならメーリングリストを使うこととあんまり変わらないんじゃないか?」と考えられるかもしれませんが、メーリングリストを使うことと決定的に異なるのはその手軽さです。メーリングリストを使うとその流れを追うために一つ一つメールを開封し直す必要がありますが、SNSではただスクロールするだけで過去の流れを追うことができます。同じ文章量でもそのために割く手間が圧倒的に減ります。

 

業務連絡は最初に出した例のような欠席の連絡だけではないと思います。こども食堂をされていたら食材が足りなくなることもあるかもしれませんし、学習支援であればプリントの印刷の指示などもあるかもしれません。そんな時にスピーディに連絡を可能にし、居場所の運営を効率化してくれると思います。

 

ぜひ一度導入をご検討ください。

 

SNSのアカウント登録は以下からどうぞ!

LINE https://line.me/ja/

Facebook https://www.facebook.com

 

 

日程調整を楽にする

「あぁ、その日もダメか・・・。一体、いつなら日程合ううんやろか・・・」

 

何度もなんども空いている日程を送るのって手間がかかりますよね。業務を行う上で会議や開催日、共同作業の日などを設けるためにメールを送ったり、電話をしたりと色々お困りではないでしょうか?今や日程調整を簡単に行うアプリケーションがありますので、代表的なものを2つご紹介させていただきます。

 


 

これらのアプリはインターネットで検索することでPCからでもスマホからでも簡単に使用できます。左側は「調整さん」・右側は「伝助」というアプリです。一番便利なのは・・・

 

一覧でスケジュールを確認できることです。

 

一覧にするというのはエクセルなどの表で作成することができないわけではありませんが、参加者から集めた後に入力してまとめ直す作業が必要だったり、全員参加できる日と多くの人が参加できる日を勘違いしたりしてしまうこともありがちです。

 

調整さんも伝助も入力するのは「参加者」自身ですので幹事や主催の方がこれらを集約する必要がなくなります。また、全員参加できる日を教えてくれたりもするので見落としも少なくなるでしょう。つまり、これらのアプリを使うことでまとめ直す手間が手間が省け、かつ確実に全員参加の日程を把握することができます。

 

さらに参加者にもメリットがあります。参加者は、「○月○日の○時〜○時・・・」といくつもの日程を入力するのは結構、手間なものです。上記アプリでは表示される日時に○か△か✖️のいずれかを選択するだけで入力ができるのは手軽です。

 

集める側も集めてもらう側も手軽になるこのアプリ。次回の日程調整でぜひ試してみてくださいね。

  

詳しくは以下のリンクからHPへどうぞ!

調整さん https://chouseisan.com

伝助 https://www.densuke.biz

 

 

書類管理を簡潔に

「前回の議事録どこへやったっけ?」

「ファイルになかったですか?」

「いや、なかったかな・・・。また見とくわ。ところで参加者の名簿は?」

「あれは前回の帰りにお渡ししたと思いますが・・・」

「えっ、そうやっけ・・・?」

 

 どこにどの書類を直したのかがわからなくなったり、紛失してしまうことってありますよね。そんな時、書類を全てデータで作成していれば、みんなで共有することができます。その助けになるのがGoogle Driveです。Google Driveはネット上にファイルを共有するための保存場所のことです。いわゆるクラウドというやつですね。

 


 

 左の図はGoogle Driveの概念図です。Google Driveは様々な端末や場所からインターネットにさえ接続できればアクセスすることができます。例えば活動拠点のPCで作成した資料を自宅のタブレットから見ることができるということです。Google Driveを使用することで結果的に紙をファイリングする必要がなくなり、かつどこからでもアクセスできるようになるので便利です。右側は実際の使用画面ですがGoogleのアプリケーションはもちろんですが、MicrosoftのWordやExcelなども保存することができるのでみんなで共有したい時には十分に使用することができます。

 

紙によるファイリングが不要になるので書類の山の中から無くした資料を探さなければならないということもなくなるかと思います。ぜひ、この機会にご使用を検討してみてください。

 

Googleアカウントの登録はこちら

https://accounts.google.com/SignUp?hl=ja

Google Driveはこちらから

https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

 

 

参加申し込みを自動処理する術

「次回の参加って何人?」

「次回はメールからの申し込みが8人で、Faxが4人です。」

「あれっ、前回の参加者で次回も参加する人は?」

「あっ・・・。ちょっと調べてきます。」

「ん〜、なんとか一本化する方法はないものか・・・」

 

 参加の申し込みを管理するのって難しいですよね。特に名前や連絡先だけでなく、住所やお手伝いの経験・参加動機などの記入欄を設けると紙がかさばったりもしがちです。そこでオススメするのはGoogle Formです。

 


 

Google Formとはアンケートを手軽に作れるアプリケーションです。左側の画像はそのGoogle Formの集計画面です。こちらの画面から目的に合わせて必要な質問項目を設定し、アンケートを作成できます。そのアンケートはインターネットで共有できるのでQRコードを作成してチラシや配布物につけても良いですし、リンクをメールの末尾につけても良いでしょう。入力してもらったデータは自動的に集計されますのでわざわざ入力し直したりまとめなおす必要はありません。Google Spreadsheetとリンクさせれば右の画像のように入力されたデータを一覧で見ることも可能です。

 

慣れれば決して難しい操作ではないのでぜひ導入を検討してみてくださいね。

 

Google Formはこちらから

https://www.google.com/intl/ja_jp/forms/about/

 

 

最後に

上記のツールの導入についてご不明な点等あればご相談に乗らせていただきます。また、この他、活動の進捗管理やメーリングリストの作成などについてもご相談させていただきますので、何かお困りの際はご連絡ください。